Adressnormalisierung ist der Prozess der Standardisierung von Adressdaten, um sicherzustellen, dass sie konsistent sind, korrekt formatiert und zumindest die Voraussetzungen für Zustellbarkeit erfüllen. Diese Normalisierung kann sich auf verschiedene Teile von Adressen beziehen und auf die Aufteilung in Straßenname, Hausnummer, zusätzliche Angaben, Postleitzahl, Stadt und Länderangaben. Doch warum ist Adressnormalisierung für Unternehmen so wichtig, und wie können sie davon profitieren?
Darum soll es im heutigen Blogartikel aus der Reihe “Alternative Datenquellen” gehen. Hier widmen wir uns oft übersehenen Datenquellen und Methoden zur Aufbereitung, die Firmen einen echten Mehrwert und Vorsprung bringen.
Was ist Adressnormalisierung warum ist es wichtig?
Die automatisierte Adressnormalisierung ist ein wichtiger Schritt, um die Effizienz von Unternehmensprozessen zu steigern. Sie erfolgt in der Regel mithilfe von spezialisierten Softwarelösungen oder APIs, die entwickelt wurden, um Adressdaten zu analysieren, zu überprüfen und zu standardisieren.
So läuft der Prozess typischerweise ab:
Datenerfassung: Unternehmen sammeln Adressdaten von Kunden, Lieferanten oder anderen Quellen. Diese Adressen können in verschiedenen Formaten vorliegen. Allein für Städtenamen gibt es unzähle verschiedene Formate, so gibt es beispielsweise “Garching”, “garching”, “Garching bei München”, “Garching b. München”, “Munich”, usw. Zusätzlich zu den unterschiedlichen Schreibweisen können andere Unregelmäßigkeiten auftauchen, wie Schreibfehler, fehlende Informationen oder unterschiedliche Formatierungen.
Datenbereinigung: Bevor die eigentliche Normalisierung beginnt, ist es wichtig, die Daten zu bereinigen. Dies umfasst die Entfernung von Leerzeichen, Sonderzeichen oder anderen irrelevanten Informationen, die die Datenqualität beeinträchtigen könnten.
Häufig bereiten Adresszusätze wie “3. Stock”, “Rückgebäude”, “2.EG links” Probleme bei der maschinellen Verarbeitung von Adressdaten, da sie in zu vielen Varianten vorkommen und nicht standardisiert verarbeitet werden können.
Adressanalyse: eine KI-basierte Software analysiert die Adressdaten und zerlegt sie in ihre Bestandteile wie Straßennamen, Hausnummern, Stadt, Bundesland und Postleitzahlen. Dieser Schritt ist entscheidend, um die verschiedenen Teile der Adresse korrekt zu identifizieren. Häufig doppeln sich Orts- oder Städtenamen. Durch Matchinganalysen kann herausgefunden werden, ob eine Adresse in der vorliegenden Kombination existiert oder nicht. Das ist eine wichtige Information für die Überprüfung der Zustellbarkeit.
Standardisierung: Die Adressdaten werden nun standardisiert, um sicherzustellen, dass sie den geltenden postalischen Standards entsprechen. Dies umfasst die Überprüfung der Schreibweise von Straßennamen, die Anpassung von Abkürzungen, das Hinzufügen fehlender Informationen und die Gewährleistung einer einheitlichen Formatierung.
So sollten alle Formen von “Straße”, “Strasse”, “Str.”, usw. auf eine standardisierte Form gebracht werden, um bei der Speicherung Fehler und Redundanzen zu vermeiden.
Geocodierung: In einigen Fällen kann die Software auch Geocodierung verwenden, um die Adressen in geografische Koordinaten umzuwandeln. Dies kann nützlich sein, wenn Unternehmen Standortanalysen durchführen oder Routenoptimierungen benötigen.
Validierung: Die normalisierten Adressen werden auf ihre Richtigkeit überprüft, indem sie mit Referenzdatenbanken oder postalischen Diensten abgeglichen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Adressen existieren und gültig sind. Eine Validierung ist auch sinnvoll, da bei Umzügen die Anschrift wechselt oder in manchen Fällen Straßen umbenannt werden. Dieser Schritt ist auch wichtig, da eine große Anzahl an Fake-Adressen in Umlauf sind. Häufig werden in Zusammenhang mit e-commerce Betrug Adressen kurzzeitig bedient und dann verlassen, ohne diese abzumelden. Oder es werden erfundene Adressen angegeben, die gar nicht existieren.
Rückmeldung und Korrektur: Die Überprüfung, ob eine Adresse zustellbar ist, ist sehr wichtig. Häufig werden sensible Dokumente per Post verschickt, deshalb sollte garantiert sein, dass die Post zugestellt werden kann. Hierbei ist die Trennung oft nicht schwarz-weiß. Es gibt zustellbare, teilweise zustellbare und nicht zustellbare Adressen. Oftmals hängt das auch von der Erfahrung des Postbeamten oder der Postbotin ab. In einer Stadt sind Adressen häufig einfacher zu finden als ein abseits gelegener Einödhof.
Wenn Unstimmigkeiten oder Fehler erkannt werden, kann eine Software entsprechende Rückmeldungen geben oder automatisch Korrekturen vornehmen. Dies kann auch manuelle Überprüfungen und Eingriffe durch Mitarbeiter erfordern.
Speicherung und Integration: Die normalisierten und validierten Adressdaten werden in die Unternehmensdatenbanken oder Systeme integriert und stehen dann für verschiedene Zwecke zur Verfügung, beispielsweise für Versand, Rechnungsstellung oder die Kundenkommunikation.
Dabei werden Adressdaten häufig automatisch eingelesen und gespeichert. Sie werden in mehrere Spalten aufgeteilt, z.B. “Straße”, “Hausnummer”, “PLZ”, usw., um sie dann standardisiert weiterverwenden zu können. Hierbei ist es wichtig, dass Straßennamen und Hausnummern auch als solche erkannt werden, um Fehler zu vermeiden.
Die automatisierte Adressnormalisierung ermöglicht es Unternehmen, genaue und einheitliche Adressdaten zu verwenden, was wiederum die Effizienz in verschiedenen Geschäftsprozessen erhöht. Sie minimiert Rücksendungen, reduziert Versandkosten, verbessert die Kundenkommunikation und trägt insgesamt zur Kundenzufriedenheit bei. Darüber hinaus unterstützt sie Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften und Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit Adressdaten.
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