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1. Vertrauliche Daten und personenbezogene Daten sind nicht dasselbe

Beide Datenarten erfordern beim Einsatz von KI besondere Sorgfalt, aber aus unterschiedlichen Gründen.

Vertrauliche Daten schützen Unternehmen: Geschäftsgeheimnisse, geistiges Eigentum, interne Strategien, NDAs oder Berufsgeheimnisse. Personenbezogene Daten schützen Menschen. Für sie gilt die DSGVO mit Anforderungen an Zweck, Rechtsgrundlage, Transparenz, Datenminimierung und Schutzmaßnahmen. Besonders sensible Daten, etwa Gesundheitsdaten, haben zusätzliche Anforderungen. Sie dürfen nur unter engeren rechtlichen Voraussetzungen verarbeitet werden.

2. Personenbezogene Daten dürfen verarbeitet werden, aber nicht beliebig

Personenbezogene Daten dürfen auch ohne Anonymisierung verarbeitet werden, wenn Zweck, Rechtsgrundlage und Schutzmaßnahmen stimmen. Ein Vertrag, eine Einwilligung oder ein berechtigtes Interesse können Rechtsgrundlagen sein. Sie ersetzen aber nicht die Zweckbindung. Daten, die für Support, Vertragserfüllung oder Abrechnung erhoben wurden, dürfen nicht automatisch für jeden späteren KI-Use-Case genutzt werden. Verstöße gegen diese Grundsätze können empfindliche Folgen haben, bis hin zu DSGVO-Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem welcher Betrag höher ist.

3. Nach Zweckende beginnt die eigentliche Datenfrage und Löschpflichten

Wenn der ursprüngliche Zweck erfüllt ist, dürfen personenbezogene Daten nicht einfach weiter im Produktivsystem genutzt werden. Je nach Datenart können Aufbewahrungspflichten, Nachweispflichten oder legitime Verteidigungsinteressen bestehen. Das bedeutet aber meist nicht freie Weiternutzung, sondern Sperrung, Zugriffsbeschränkung, Minimierung oder Löschung.

4. Pseudonymisierung reduziert Risiko, entfernt aber nicht automatisch Personenbezug

Pseudonymisierung ersetzt direkte Identifikatoren durch Pseudonyme. Die Zuordnung bleibt jedoch grundsätzlich möglich, etwa über eine getrennte Mappingtabelle. Deshalb bleiben pseudonymisierte Daten in der Regel personenbezogene Daten. Der Vorteil liegt nicht darin, die DSGVO zu verlassen, sondern Risiken zu reduzieren und Daten sicherer nutzbar zu machen.

5. Wirksame Anonymisierung verlässt den Personenbezug

Wirksam anonymisierte Daten unterliegen nicht mehr der DSGVO, weil keine Person mehr identifizierbar ist. Entscheidend ist nicht, ob Namen entfernt wurden, sondern ob eine Re-Identifizierung mit vernünftigerweise verfügbaren Mitteln ausgeschlossen werden kann. Das hängt vom Datenkontext, Zusatzwissen, Datenkombinationen und technischen Möglichkeiten ab.

6. Falsche Anonymisierung ist oft nur optische Schwärzung

Eine Schwärzung muss technisch entfernen, nicht nur visuell verdecken. Gerade bei PDFs kann Text unter schwarzen Balken weiter im Dokument enthalten sein. Dann sieht die Datei anonymisiert aus, ist es aber nicht.

7. Strukturierte Daten brauchen andere Verfahren als Textdaten

In Tabellen sind Spalten und Datentypen meist bekannt. Direkte Identifikatoren lassen sich daher relativ gezielt behandeln. Schwieriger sind Kombinationen: Alter, Ort, Berufsrolle, seltenes Ereignis oder Zeitstempel können zusammen wieder identifizierend wirken.

8. Unstrukturierte Daten sind der eigentliche KI-Härtetest

In E-Mails, Tickets, Verträgen, Schriftsätzen oder Freitextfeldern steht Personenbezug nicht an festen Positionen. Namen, Orte, Organisationen, Telefonnummern, IBANs, Termine, medizinische Hinweise, seltene Ereignisse und indirekte Kontextinformationen müssen erkannt und konsistent behandelt werden. Für KI-Use-Cases kommt hinzu: Der fachliche Sinn soll erhalten bleiben, während identifizierende Informationen zuverlässig entfernt oder ersetzt werden.